A fölkészült állásvadász jól tudja, hogy az önéletrajz mellé a motivációs levelét is el kell helyeznie a borítékban. De hová helyezze a levelét, ha a dokumentumokat elektronikusan küldi? Mire kell még ügyelnie az álláskeresőnek, ha virtuális levelével valódi állást szeretne nyerni?
A motivációs levél angol eredeti kifejezése: cover letter (tükörfordításban: fedő levél) jól mutatja, hogy a levelet az önéletrajz fölé kell tenni, s azokat együtt elhelyezni a borítékban. E szabály azonban nem nyújt iránymutatást abban, mihez kell kezdeni a motivációs levéllel, ha azt az interneten szükséges elküldeni.
- Legjobb megoldás, ha a pályázó a motivációs levelet és az önéletrajzot külön, csatolt fájlként küldi el - mondja Jáhny Ákos, a GWH Rt. divízióvezetője. Így ugyanis a kiválasztást végzőnek lehetősége van csak az önéletrajzot megnyitnia, ha pusztán azt kívánja látni, illetve a dokumentumok minden nehézség nélkül nyomtathatók. Természetesen a levelet ebben az esetben sem illik üresen elküldeni: a "mellékelten küldöm a dokumentumokat" szöveg mellé a megszólítás és elköszönés kijár az e-mail olvasójának. Az e-mail tárgy (subject) mezőjének kitöltését sem helyes elfelejteni, ha a hirdetésnek van referenciaszáma, az sem hiányozhat.
A HR szakember azt sem tartja szarvashibának, ha az álláskereső nem két különálló fájlt csatol, hanem például egy fájlban küldi el az önéletrajzát a motivációs levéllel, avagy a motivációs levelet a levelezőprogram üzenetküldő felületére másolja be. A pályázót diszkvalifikáló hiba lehet azonban, ha a csatolt fájlok elnevezése ékezeteket tartalmaz.
- A multinacionális cégek levelezőrendszerei gyakran nem tudják kezelni az ékezetes fájlneveket - hívta föl a figyelmet Jáhny Ákos.
Ügyelni kell arra is, hogy a motivációs levelet a pályáztató cégre szabottan kell elkészíteni, még inkább, mint hagyományos, postai úton eljuttatott társainál. A kiválasztást végző szakemberek ugyanis jól tudják, hogy az internetes álláskeresés lehetőséget kínál a pályázónak arra, hogy rövid idő alatt, nagy mennyiségben "szórja szét" önéletrajzát és motivációs levelét - esetleg annak érdemi átgondolása nélkül, vajon valóban akar-e, képes-e a hirdetett pozícióban helytállni. A cégre, hirdetésre szabott motivációs levél azonban arról győzi meg a kiválasztást végzőt, hogy a pályázó célzottan és átgondoltan jelentkezett az álláshirdetésre - aki így jelentős előnyhöz juthat a kiválasztási folyamatban a sablont használókkal szemben.